Verantwoordingsverklaring

Stichting Het Geldersch Landschap, Stichting Vrienden der Geldersche Kasteelen, Stichting Vrienden van Kastelen en Stichting Steunfonds Het Geldersch Landschap en Kasteelen.

Het Bestuur en Raad van Toezicht van Stichting Het Geldersch Landschap onderschrijft de Code Goed Bestuur voor Goede Doelen en handelt overeenkomstig. In deze verantwoordingsverklaring legt het Bestuur en Raad van Toezicht verantwoording af over drie algemeen geldende principes:

  • Onderscheid de functies toezicht houden, besturen en uitvoeren
  • Optimaliseer de effectiviteit en efficiency van bestedingen
  • Optimaliseer draagvlak en omgang met belanghebbenden

Inmiddels heeft de Raad van Toezicht in overleg met de directie besloten om ook de Governance Code Cultuur te onderschrijven. Deze code biedt een normatief kader voor goed bestuur en toezicht in de culturele sector. Geconstateerd werd dat wij reeds in hoge mate voldoen aan het gestelde in deze code. Een enkele aanpassing van onze werkwijze werd in 2015 geëffectueerd.

Onderscheid toezicht, besturen en uitvoeren

In de statuten is de functie 'toezichthouden' (goedkeuren van plannen en het kritisch volgen van de organisatie en haar resultaten) duidelijk gescheiden van het 'besturen' dan wel van de 'uitvoering'. Er is sprake van eenhoofdig bestuurd (Directeur), waarop toezicht wordt gehouden door de Raad van Toezicht. In verband met een eenhoofdig bestuur wordt de Raad van Toezicht bijgestaan door een financiële Audit Commissie. 

Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht vervult de statutair vastgelegde taak van toezichthouder. Belangrijke taken zijn het toezicht op het door de directeur gevoerde beleid en goedkeuring van (meerjaren)begrotingen en jaarstukken. Een keer per jaar evalueert de Raad van Toezicht zijn eigen functioneren als dat van de individuele leden en het functioneren van de directie. Er is een profiel opgesteld waaraan een lid van de Raad van Toezicht moet voldoen; bestuurlijke ervaring, gecombineerd met financieel economische kennis en/of sociaal organisatorische en/of juridisch kennis. Elk lid beschikt over specifieke kennis op zijn/haar vakgebied. De Raad van Toezicht vergadert tenminste één keer per kwartaal en tenminste vijf maal per jaar. De Raad van Toezicht voorziet zelf in zijn vacatures. Benoeming geschiedt voor een termijn van vier jaar en herbenoeming is mogelijk voor maximaal een periode van 4 jaar. Aftreding geschiedt conform een rooster van aftreden.

Financiële Audit Commissie

De Financiële Audit Commissie bestaat uit twee leden van de Raad van Toezicht en brengt alle relevante zaken ter kennis van de Raad van Toezicht. Belangrijke taken zijn het toezicht op het door de directeur gevoerde financiële beleid, kritisch beoordelen van de (meerjaren)begroting en jaarstukken en toetsing van de interne administratieve organisatie. De Financiële Audit Commissie vergadert tenminste twee maal per jaar.

Bestuur

Het bestuur bestaat uit een eenhoofdige directie. De directie is belast met het besturen van de stichtingen. De Directie bepaalt het beleid en stuurt en coördineert alle processen die het resultaat en de kwaliteit van de werkzaamheden van de stichtingen dienen. Het bestuur legt door middel van het jaarverslag en jaarrekening verantwoording af over het gevoerde beleid. Leden van de directie worden benoemd door de Raad van Toezicht

Naast deze bestuurlijke organen kent de stichting nog een viertal adviserende organen:

Raad van Advies

Doel is gevraagd en ongevraagd advisering van de Directie en Raad van Toezicht, met name terzake van strategie, meerjarenbeleid, relevante ontwikkelingen in de samenleving en op verzoek van de Directie adviseren van delen van de organisatie over alle facetten van het werk van de stichtingen. Twee leden van de Raad van Advies worden benoemd op voordracht van de Vergadering van begunstigers.

Vergadering van begunstigers

Doel is het onderhouden van de band tussen de begunstigers en de stichtingen in het belang van het bereiken van de doelstellingen van de stichtingen.

Beheer Advies Commissie

Doel is het gevraagd en ongevraagd adviseren van de Directie ter zake van beleidsnota’s, beheersvisies en evaluaties, beheersmaatregelen en ingrijpende restauraties en projecten..

Vermogens Beheer Commissie

Doel is het gevraagd en ongevraagd adviseren van de Directie en Raad van Toezicht ter zake van het ontwikkelen en wijzigen van het beleid ten aanzien van het beleggingsstatuut, alsmede het rapporteren omtrent de uitvoering van het vermogensbeheer.

Effectiviteit en efficiency van bestedingen

Door het vaststellen van het meerjarenbeleidsplan en meerjarenbegroting en de daaruit voortvloeiende jaarplannen en begrotingen geeft het bestuur richting aan de doelstellingen van de Stichting Het Stichting Het Geldersch Landschap. In het meerjarenbeleidsplan staan richtinggevende doelstellingen geformuleerd. Deze doelstellingen worden in het jaarplan geconcretiseerd. Vanuit het jaarplan worden per budgethouder werkplannen opgesteld waarin doelstelling per product zijn geformuleerd.

De stichting heeft een stappenplan opgesteld om de doelstelling te realiseren;

  1. Opstellen van een doelstellingennota op basis van de statutaire doelstelling
  2. Opstellen van beleidsvisies (Recreatie, Bos, Landbouw etc)
  3. Planvorming (projectplannen/beheersvisies)
  4. Maatregelen
  5. Monitoring (bewaken van de kwaliteit van terreinen en gebouwen)
  6. Evaluatie
  7. Doelen zijn gehaald of bijstelling beheer of bijstelling doelen (terug naar 2. planvorming).

Het monitoren en evalueren van de uitvoering van processen en activiteiten vindt plaats door een kritische beoordeling van het jaarverslag door de Raad van Toezicht waarbij het jaarverslag ook getoetst wordt aan het Meerjarenbeleidplan.

Het Management Team monitort en evalueert de uitvoering van activiteiten en processen. Ieder kwartaal vinden voortgangsgesprekken plaats tussen directie/hoofd Financiën & Control en de budgethouder over uitputting van de werkplannen en afwijkingen hierop. Ieder kwartaal worden kwartaalrapportages opgesteld waarin de begroting wordt afgezet tegen de realisatie. Grote projecten worden geëvalueerd. De Raad van Toezicht wordt hierover gerapporteerd. Met medewerkers worden jaarlijks functioneringsgesprekken gehouden. 

De AO/IC (administratieve organisatie en interne controle) wordt jaarlijks getoetst door de accountant. Periodiek worden de procedures geactualiseerd.

Draagvlak en omgang met belanghebbenden

De organisatie hecht grote waarde aan het hebben van draagvlak in de Gelderse samenleving en streeft naar een open dialoog met belanghebbenden die zijn onder te verdelen in vrijwilligers en medewerkers, donateurs, schenkers, relaties, bedrijven, overheden, subsidiënten, pachters en huurders, bezoekers, natuur- en milieuorganisaties en andere betrokkenen.

De inhoud en kwaliteit van de verstrekte informatie wordt door de leidinggevenden gewaarborgd. De afdeling Communicatie is verantwoordelijk voor het stroomlijnen en optimaliseren van de externe communicatie. Belangrijke informatiestukken worden in het Management Team besproken en vastgesteld.

De specifieke doelgroepen worden met diverse communicatiemiddelen zoals het kwartaalblad, het jaarverslag, de digitale nieuwsbrief, de website, via sociale media en persberichten en door deelname aan diverse overlegorganen en samenwerkingsverbanden geïnformeerd. Het communicatiebeleid van de stichting is vastgelegd in het meerjarenbeleidsplan.

In het communicatie- en marketingplan is het meerjarenbeleidplan nader uitgewerkt. Op de website is een samenvatting van het communicatie- en marketingplan gepubliceerd.

Het communicatiebeleid is erop gericht om optimale relaties te hebben met belanghebbenden en hen gericht te informeren, bijvoorbeeld over natuur- en landschapsbelangen, culturele belangen, activiteiten van de stichtingen, de ontwikkelingen in de natuurgebieden en de besteding van de ontvangen gelden.

De informatieverstrekking vindt door de verantwoordelijke afdeling plaats via verschillende uitingen gericht op de relevante doelgroep zoals beleidsnota’s, publicaties, overleggen met overheden, deelname aan netwerken en overlegorganen.  Om daarnaast goed te kunnen voorzien in de informatiebehoeften van de belanghebbenden, zijn de diverse algemene communicatie-uitingen zoals het kwartaalblad, de folders, de nieuwsbrief en de website ondergebracht bij de afdeling Communicatie.

De stichting beschikt over een vastgelegde procedure om eventuele klachten correct af te handelen. Tijdens de jaarlijkse begunstigerbijeenkomst bestaat de mogelijkheid tot het stellen van vragen over het gevoerde beleid. Daarnaast wordt voeling gehouden met belanghebbenden door middel van enquêtes en evaluaties.